Unter Einstellungen → E-Mail-Versand die Versandart wählen:
- Server-Mailfunktion (PHP mail()): funktioniert auf Plesk in der Regel ohne weitere Angaben, wenn die Absenderadresse zur Domain gehört.
- SMTP: Server, Port, Verschlüsselung (STARTTLS 587 / SSL 465), Benutzer, Passwort – z. B. das Plesk-Postfach der Domain.
„Test senden“ prüft die Einrichtung. Erinnerungen werden einmal täglich verschickt: jeder Mitarbeiter bekommt seine überfälligen Werkzeuge, die Verantwortlichen (eingetragene Adressen, sonst alle Admins/Meister mit E-Mail) eine Tagesübersicht mit überfälligen Rückgaben und fälligen Prüfungen.
Derselbe Aufruf erledigt auch die automatische Sicherung (siehe Sicherung) und leert den Papierkorb nach Ablauf der Frist. Dafür in Plesk unter Geplante Aufgaben einen täglichen Auftrag anlegen (z. B. 07:00 Uhr), wahlweise:
- URL abrufen: https://ihre-domain.de/cron/erinnerungen?key=… – die vollständige URL mit Schlüssel steht unter Einstellungen → Cronjob
Mehrfache Aufrufe am selben Tag versenden nichts doppelt. „Passwort vergessen“ auf der Anmeldeseite funktioniert nur mit eingerichtetem E-Mail-Versand; sonst setzt der Administrator das Passwort unter Benutzer neu.
Links in E-Mails, auf Etiketten, im Kalender-Abo und in der API nutzen die Adresse der Anwendung aus Einstellungen → Betrieb. Sie wird bei der Installation bzw. beim ersten Aufruf automatisch gefüllt und muss nur bei einem Domain-Wechsel angepasst werden (Kontrolle unter Systemstatus).