In breve
Un elenco Excel basta finché una sola persona segue un parco attrezzi contenuto e nessuno deve dimostrare chi aveva quale attrezzo e quando. Appena più meccanici prendono attrezzi in prestito, gli strumenti di misura hanno delle scadenze o gli attrezzi speciali si cercano con numeri diversi, un software di gestione degli attrezzi è più veloce e più affidabile.
Il confronto in sintesi
| Domanda | Elenco Excel | Software di gestione attrezzi |
|---|---|---|
| Costi | compreso nel pacchetto per l'ufficio | abbonamento o licenza |
| Avvio | subito | importare l'elenco, stampare le etichette |
| Chi ha l'attrezzo adesso? | solo se qualcuno lo scrive | ogni consegna registrata, con storico |
| Registrare al veicolo | scomodo sul telefono | scansione con la fotocamera del telefono |
| Ricerca per numero OEM o del fornitore | la grafia deve coincidere | tutti i numeri, qualsiasi grafia |
| Scadenze delle verifiche | data in una colonna, non avvisa mai | preavviso, e-mail, avviso alla consegna |
| Più persone contemporaneamente | conflitti e più versioni | tutti vedono lo stesso stato |
| Prova in un audit | modifiche difficili da ricostruire | verbale e certificati di taratura |
| Set di attrezzi | un foglio a parte per ogni set | elenco del contenuto, completezza alla restituzione |
| Più sedi | un file per filiale | una ricerca su tutte le sedi |
Quando basta un elenco Excel
Onestamente: in più casi di quanti i produttori di software ammettano volentieri. Un elenco Excel va bene se
- una persona gestisce gli attrezzi e li consegna di persona,
- il parco attrezzi è contenuto e cambia di rado,
- non ci sono strumenti di misura che richiedono una prova della verifica,
- c'è una sola sede.
Chi lavora così tenga l'elenco in ordine: una riga per attrezzo, colonne fisse, una sola versione in un posto fisso.
Segnali che Excel non basta più
- Si cercano attrezzi anche se sono nell'elenco.
- Nessuno sa dire chi ha avuto per ultimo l'attrezzo speciale.
- Una scadenza di verifica è passata senza che nessuno se ne accorgesse.
- Esistono più versioni dell'elenco e nessuna è del tutto giusta.
- Nell'audit mancano i certificati di taratura o la prova di quando è stato verificato cosa.
- Gli attrezzi vengono comprati due volte perché quello esistente non si trovava.
Se valgono due o più punti, l'elenco costa più tempo di quanto ne faccia risparmiare. Quanto, lo calcola il calcolatore dei costi.
Quanto costa il passaggio
Lo sforzo maggiore non è il software, ma riordinare l'elenco. Chi mette in ordine il proprio file Excel di solito può importarlo direttamente e non deve riscrivere nulla. Poi le etichette vanno sugli attrezzi. Come funziona in cinque fasi lo spiega la guida Dall'elenco Excel alla gestione degli attrezzi.
Domande frequenti
Si può costruire una gestione attrezzi in Excel con le macro?
Sì, e alcune officine lo fanno. I limiti però restano: più persone non possono lavorare facilmente nello stesso momento, l'uso sul telefono è scomodo e la manutenzione delle macro ricade su una sola persona.
I dati di Excel si possono trasferire in un software di gestione attrezzi?
Di regola sì. L'elenco viene salvato come file CSV e importato; numero d'inventario, nome, numeri aggiuntivi e ubicazione vengono assegnati ai campi corrispondenti. Prima conviene eliminare i doppioni e uniformare le colonne.
I fogli di calcolo online sono una buona alternativa a Excel?
Risolvono il problema delle versioni multiple, perché tutti lavorano nello stesso file. Mancano però la scansione al veicolo, le scadenze che avvisano da sole e lo storico per ogni attrezzo.
Come funziona con Tulz
Tulz riprende l'elenco Excel tramite importazione CSV, anche con più numeri per attrezzo. Poi Tulz stampa etichette con codici QR, la consegna avviene con la scansione, le scadenze delle verifiche avvisano da sole e ogni attrezzo ha il suo storico. La tabella si può riesportare in qualsiasi momento come file Excel.
Guide nel centro assistenza: Importare attrezzi da CSV · Stampare le etichette · Consegna con lettore di codici · Verifiche