Kurz gesagt
Eine Excel-Tabelle reicht, solange ein überschaubarer Bestand von einer Person gepflegt wird und niemand nachweisen muss, wer wann welches Werkzeug hatte. Sobald mehrere Mechaniker ausleihen, Prüfmittel Fristen haben oder Spezialwerkzeug über mehrere Nummern gesucht wird, ist eine Werkzeugverwaltung schneller und verlässlicher.
Der Vergleich im Überblick
| Frage | Excel-Tabelle | Werkzeugverwaltung |
|---|---|---|
| Kosten | im Office-Paket enthalten | Abo oder Lizenz |
| Einrichtung | sofort | Liste importieren, Etiketten drucken |
| Wer hat das Werkzeug gerade? | nur, wenn jemand es einträgt | jede Ausgabe gebucht, mit Verlauf |
| Buchen am Fahrzeug | am Handy mühsam | Scan mit der Handykamera |
| Suche nach OEM- oder Lieferantennummer | Schreibweise muss genau passen | alle Nummern, Schreibweise egal |
| Prüffristen | Datum in einer Spalte, meldet sich nicht | Vorwarnung, E-Mail, Hinweis bei der Ausgabe |
| Mehrere arbeiten gleichzeitig | Konflikte und mehrere Fassungen | alle sehen denselben Stand |
| Nachweis im Audit | Änderungen kaum nachvollziehbar | Protokoll und Kalibrierscheine |
| Werkzeugsätze | eigenes Blatt je Satz | Inhaltsliste, Vollständigkeit bei der Rückgabe |
| Mehrere Standorte | eine Datei je Haus | eine Suche über alle Standorte |
Wann Excel reicht
Ehrlich gesagt: in mehr Fällen, als Softwareanbieter gern zugeben. Eine Tabelle genügt, wenn
- eine Person das Werkzeug verwaltet und selbst ausgibt,
- der Bestand überschaubar ist und sich selten ändert,
- keine Prüfmittel mit Nachweispflicht dabei sind,
- es nur einen Standort gibt.
Wer so arbeitet, sollte die Tabelle sauber halten: eine Zeile je Werkzeug, feste Spalten, eine einzige Fassung an einem festen Ort.
Woran man merkt, dass die Tabelle nicht mehr reicht
- Werkzeug wird gesucht, obwohl es in der Liste steht.
- Niemand kann sagen, wer das Spezialwerkzeug zuletzt hatte.
- Eine Prüffrist ist abgelaufen, ohne dass es jemand gemerkt hat.
- Es gibt mehrere Fassungen der Liste, und keine stimmt ganz.
- Im Audit fehlen Kalibrierscheine oder der Nachweis, wann geprüft wurde.
- Werkzeug wird doppelt gekauft, weil das vorhandene nicht gefunden wurde.
Treffen zwei oder mehr Punkte zu, kostet die Tabelle mehr Zeit, als sie spart. Wie viel, rechnet der Kostenrechner aus.
Was der Umstieg kostet
Der größte Aufwand ist nicht die Software, sondern das Aufräumen der Liste. Wer seine Tabelle in Ordnung bringt, kann sie meist direkt importieren und muss nichts abtippen. Danach kommen die Etiketten an die Werkzeuge. Wie das in fünf Schritten geht, beschreibt der Ratgeber Von der Excel-Liste zur Werkzeugverwaltung.
Häufige Fragen
Kann man eine Werkzeugverwaltung in Excel mit Makros bauen?
Ja, und manche Werkstätten tun das. Die Grenzen bleiben aber: Mehrere Personen können nicht gut gleichzeitig arbeiten, am Handy ist die Bedienung mühsam, und das Pflegen der Makros bleibt an einer Person hängen.
Lassen sich die Daten aus Excel in eine Werkzeugverwaltung übernehmen?
In der Regel ja. Die Tabelle wird als CSV-Datei gespeichert und importiert; Inventarnummer, Bezeichnung, weitere Nummern und Lagerplatz werden den passenden Feldern zugeordnet. Vorher lohnt es sich, Doppelte zu entfernen und die Spalten zu vereinheitlichen.
Sind Online-Tabellen eine gute Alternative zu Excel?
Sie lösen das Problem der mehreren Fassungen, weil alle in derselben Datei arbeiten. Scannen am Fahrzeug, Fristen, die sich selbst melden, und ein Verlauf je Werkzeug fehlen aber weiterhin.
So geht das mit Tulz
Tulz übernimmt die Excel-Liste per CSV-Import, auch mit mehreren Nummern je Werkzeug. Danach druckt Tulz Etiketten mit QR-Code, die Ausgabe läuft per Scan, Prüffristen melden sich selbst, und jedes Werkzeug hat seinen Verlauf. Die Tabelle lässt sich jederzeit wieder als Excel-Datei exportieren.
Anleitungen im Hilfe-Center: Werkzeuge per CSV importieren · Etiketten drucken · Ausgabe per Scanner · Prüfungen