Woran die Excel-Liste scheitert
Fast jede Werkstatt hat sie: eine Tabelle mit Werkzeugen, Nummern und Prüfdaten. Am Anfang ist sie vollständig, nach ein paar Monaten nicht mehr. Denn die Liste
- weiß nicht, wer ein Werkzeug gerade hat,
- meldet keine Prüffrist von selbst,
- ist in der Halle nicht zur Hand,
- existiert bald in mehreren Fassungen.
Das ist kein Fehler der Tabelle. Sie ist nur nicht für die Ausgabe am Werkstattwagen gemacht.
Schritt 1: Liste aufräumen
Vor dem Umzug lohnt eine Stunde Aufräumen:
- eine Zeile je Werkzeug, Sätze mit einer Zeile je Satz
- doppelte Einträge zusammenführen
- ausgemusterte Werkzeuge entfernen oder kennzeichnen
- Spalten vereinheitlichen: Datum als Datum, Nummern ohne Zusätze
Hat ein Werkzeug noch keine Inventarnummer, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, eine zu vergeben.
Schritt 2: Spalten festlegen
Diese Spalten haben sich bewährt:
| Spalte | Beispiel |
|---|---|
| Inventarnummer | WZ-0101 |
| Bezeichnung | Arretierwerkzeug Nockenwelle |
| OEM-Nummer | T10172 |
| Lieferant und Artikelnummer | Werkzeughandel Muster, 123-456 |
| Kategorie | Spezialwerkzeug |
| Lagerplatz | Halle 1 › Schrank A › Schublade 2 |
| Prüfintervall in Monaten | 12 |
| Letzte Prüfung | 15.03.2026 |
Schritt 3: Als CSV importieren
Die meisten Werkzeugverwaltungen lesen CSV-Dateien, die Excel direkt speichern kann (Datei › Speichern unter › CSV). Beim Import ordnen Sie die Spalten einmal zu. Den Inhalt von Sätzen können Sie oft gleich mitnehmen.
Schritt 4: Etiketten drucken und Plätze beschriften
Nach dem Import bekommt jedes Werkzeug sein Etikett. Am einfachsten geht das schrankweise: Schublade für Schublade drucken, kleben, fertig. Gleichzeitig hängt an jedem Schrank die Inhaltsliste.
Schritt 5: Klein anfangen
Nicht alles muss am ersten Tag perfekt sein. Beginnen Sie mit dem Sonderwerkzeug und den Prüfmitteln – dort ist der Nutzen am größten. Normales Handwerkzeug in den Werkstattwagen muss oft gar nicht einzeln erfasst werden.
Die Kollegen mitnehmen
Eine Werkzeugverwaltung funktioniert nur, wenn alle buchen. Hilfreich sind:
- Ausgabe in Sekunden – am eigenen Handy statt am Büro-PC
- eine Einweisung von zehn Minuten
- eine klare Regel: Was nicht gebucht ist, ist nicht ausgegeben
- schnelle Erfolge: Wenn die Suche zum ersten Mal in Sekunden zeigt, wer das Werkzeug hat, überzeugt das mehr als jede Schulung
Die Liste bleibt – als Export
Wer weiter mit Excel auswerten möchte, exportiert den Bestand jederzeit. Die Tabelle wird damit zum Bericht statt zur Datenquelle.
Häufige Fragen
Kann ich meine Excel-Liste weiterverwenden?
Ja. Speichern Sie die Liste als CSV-Datei und importieren Sie sie; die Spalten ordnen Sie einmal zu. Neu abtippen müssen Sie nichts.
Welche Spalten sollte die Liste haben?
Eine Zeile je Werkzeug mit Bezeichnung und am besten einer Inventarnummer. Hilfreich sind außerdem OEM-Nummer, Lieferant, Kategorie, Lagerplatz und Prüfintervall.
Womit fängt man beim Umstieg an?
Mit dem Sonderwerkzeug und den Prüfmitteln – dort ist der Nutzen am größten. Normales Handwerkzeug kann später folgen oder ganz entfallen.
So geht das mit Tulz
Tulz übernimmt Werkzeug per CSV-Import – samt Einzelteilen von Sätzen –, druckt Etiketten auf A4-Bögen oder am Etikettendrucker und exportiert den Bestand als CSV oder Excel.
Anleitungen im Hilfe-Center: Werkzeuge per CSV importieren · Etiketten drucken · Alle Daten herunterladen