Warum die Inventur mehr ist als Zählen
Die Inventur beantwortet drei Fragen, die im Alltag niemand stellt: Was haben wir wirklich? Wo liegt es? Und in welchem Zustand? In vielen Werkstätten stimmt die Liste nach zwei Jahren an jeder dritten Position nicht mehr – Werkzeug wurde ersetzt, umgeräumt, verliehen oder liegt seit Monaten im Kofferraum eines Vorführwagens. Für die Buchhaltung zählt der Bestand zum Stichtag; für die Werkstatt zählt, dass morgen früh jeder findet, was er braucht.
Mit der richtigen Vorbereitung ist die Werkzeuginventur eines mittleren Betriebs an einem Tag erledigt – ohne Papierlisten und ohne Wochenendeinsatz.
Vorbereitung: eine Woche vorher
- Stichtag festlegen und bekannt geben – am besten ein ruhiger Tag, an dem wenig Werkzeug unterwegs ist.
- Ausleihen zurückholen: Alles, was länger als ein paar Tage draußen ist, kommt bis zum Vortag zurück oder wird als „bleibt beim Mitarbeiter“ vermerkt.
- Etiketten prüfen: Fehlende oder unlesbare Kennzeichnungen vorher ersetzen, sonst stockt das Scannen bei jedem dritten Teil.
- Lagerplätze bereinigen: Was keinen festen Platz hat, bekommt vorher einen. Jeder Schrank, jede Schublade sollte eine Bezeichnung tragen.
- Zuständigkeiten verteilen: Je Bereich (Halle, Werkzeugwagen, Prüfmittelraum) eine Person, die zählt, und eine, die Auffälligkeiten notiert.
Zählen per Scan: Platz für Platz
Die schnellste Methode ist das Scannen entlang der Lagerplätze: Schrank öffnen, Platz-Etikett scannen, dann jedes Werkzeug darin scannen. Das System weiß, was an diesem Platz liegen sollte, und zeigt sofort:
- gefunden – Werkzeug ist da, wo es hingehört;
- falsch abgelegt – es liegt hier, gehört aber woanders hin;
- fehlt – an diesem Platz erwartet, aber nicht gescannt.
Werkzeugwagen und Dauerleihen der Mitarbeiter werden genauso durchgescannt; wer sein Werkzeug selbst erfasst, braucht dafür keine zehn Minuten. Erst wenn alle Plätze durch sind, lohnt der Blick auf die Liste der Fehlbestände – vorher ist die Hälfte davon nur „noch nicht dran gewesen“.
Was bei Abweichungen zu tun ist
| Befund | Was dahintersteckt | Sinnvolle Entscheidung |
|---|---|---|
| Fehlt, zuletzt ausgeliehen | Rückgabe nie gebucht | beim letzten Ausleiher nachfragen, dann buchen |
| Fehlt, lange nicht bewegt | verlegt, verliehen, entsorgt | 14 Tage Suchfrist, dann als Verlust buchen |
| Falsch abgelegt | kein fester Platz oder Platz unbekannt | neuen Platz übernehmen oder zurücklegen |
| Nicht im System | Neukauf ohne Anlage, Privatwerkzeug | anlegen und kennzeichnen – oder entfernen |
| Defekt / unvollständig | bei der Rückgabe nicht gemeldet | Schaden erfassen, Satz prüfen, Ersatz bestellen |
Wichtig ist, jede Abweichung einmal zu entscheiden, statt sie auf die nächste Inventur zu vertagen. Ein als Verlust gebuchtes Werkzeug ist ehrlicher als ein Bestand, dem niemand mehr traut – und es kann bei der nächsten Zählung wieder auftauchen.
Nach der Inventur
- Ergebnis festhalten: Zahl der gezählten Werkzeuge, Fehlbestände mit Wert, falsch abgelegte Teile, Schäden. Das ist die Grundlage für Ersatzbeschaffung und für das Gespräch im Team.
- Lagerplätze übernehmen: Was mehrfach „falsch“ lag, hat oft einfach einen praktischeren Platz gefunden – dann wird der Platz im System angepasst, nicht das Werkzeug zurückgetragen.
- Ursachen anschauen: Fehlen immer wieder Teile desselben Typs, fehlt meist ein Ersatzexemplar oder eine klare Ausgaberegel, nicht Ehrlichkeit.
- Nächsten Termin planen: Einmal im Jahr komplett, dazu kleine Teilinventuren – etwa der Prüfmittelraum vor dem Prüftermin oder ein Schrank pro Monat nebenbei.
Checkliste für den Inventurtag
- Stichtag, Bereiche und Zuständige stehen fest.
- Alle offenen Ausleihen sind zurück oder vermerkt.
- Etiketten und Lagerplatz-Kennzeichnung sind vollständig.
- Scanner oder Handys sind geladen, das Inventur-Modul ist gestartet.
- Platz für Platz scannen, Auffälligkeiten sofort mit Foto notieren.
- Fehlbestände erst am Ende entscheiden: nachfragen, suchen, Verlust buchen.
- Lagerplätze übernehmen, Schäden und Ersatzbedarf erfassen.
- Ergebnis ablegen und den nächsten Termin eintragen.
Häufige Fragen
Wie oft sollte eine Werkstatt ihr Werkzeug inventarisieren?
Einmal jährlich komplett ist üblich. Dazwischen helfen rollierende Teilinventuren – jeden Monat ein Bereich –, damit der Jahrestermin keine Überraschungen mehr bringt.
Was zählt zur Werkzeuginventur dazu?
Alles, was einen Wert hat und wiederverwendet wird: Spezialwerkzeug, Prüfmittel, Elektrowerkzeuge, Sätze und Koffer, Werkzeugwagen samt Inhalt. Verbrauchsmaterial wie Schleifpapier oder Bits bleibt außen vor oder wird nur als Menge erfasst.
Was tun, wenn ein Werkzeug bei der Inventur fehlt?
Zuerst im Verlauf nachsehen, wer es zuletzt hatte, und dort nachfragen. Bleibt es verschwunden, eine kurze Suchfrist setzen und danach als Verlust buchen – damit es nicht weiter als verfügbar gilt und Ersatz bestellt werden kann.
So geht das mit Tulz
Die Inventur in Tulz läuft per Scan: Lagerplatz scannen, Werkzeuge scannen, fertig – mit der Handykamera, einem Scanner oder am Tablet, auch ohne Verbindung in der Halle (die Scans werden nachgebucht). Die Auswertung zeigt gefundene, fehlende und falsch abgelegte Werkzeuge; beim Abschluss lassen sich die gefundenen Lagerplätze übernehmen. Verluste werden mit Wert und letztem Halter erfasst, die Auswertung „Schwund“ zeigt, wo es immer wieder hakt.
Anleitungen im Hilfe-Center: Inventur · Lagerplätze · Umlagern per Scan · Verlust oder Diebstahl melden · Offline in der Halle · Schwund: Verluste, Wert und Nachverfolgung – Schritt für Schritt