Manche Werkzeuge darf nur benutzen, wer eingewiesen wurde – der Hochvolt-Prüfadapter, das Hebezeug, das Schweißgerät. Im Urlaub des Meisters braucht jemand für zwei Wochen dessen Rechte. Und wenn ein Mitarbeiter den Betrieb verlässt, soll alles zurück sein, bevor sein Konto abgeschaltet wird. Drei Situationen, in denen Zettel, Erinnerung und guter Wille regelmäßig versagen.
Tulz macht daraus feste Abläufe mit Nachweis: Die Einweisung wird mit zwei Unterschriften am Bildschirm erfasst und vor jeder Ausgabe geprüft, die Vertretung endet am Stichtag von selbst, und der Austritts-Check zeigt auf einer Seite, was noch offen ist.
So läuft es in der Werkstatt
- Einweisungspflicht setzen – am Werkzeug „Einweisung erforderlich“ ankreuzen, auf Wunsch mit Gültigkeit in Monaten; ohne gültige Einweisung lehnt Tulz die Ausgabe ab (Einweisungsnachweis).
- Einweisen und unterschreiben – Mitarbeiter, Datum und Inhalt eintragen, beide unterschreiben am Tablet; der Nachweis steht am Werkzeug und beim Mitarbeiter.
- Vertretung eintragen – beim Vertreter die Rolle und das Enddatum wählen, höchstens 92 Tage; danach gilt automatisch wieder seine eigene Rolle (Vertretung auf Zeit).
- Austritt abschließen – der Austritts-Check listet Werkzeuge, Begleitscheine, Reservierungen, NFC-Karten und Passkeys; erst zurücknehmen, dann deaktivieren (Austritts-Check).
Was dazugehört
- Die Sperre gilt überall: Ausgabeformular, Kiosk, Scan, Begleitschein und Schnittstelle
- Erinnerung an die Meister, bevor eine Einweisung abläuft
- Unterschriften liegen geschützt und gehören zur Datenauskunft des Mitarbeiters
- Vertreter bekommen die Mitteilungen ihrer Vertretungsrolle, Beginn und Ende stehen im Protokoll
- „Alle zurücknehmen“ beim Austritt: Rückgaben, Begleitscheine und Reservierungen in einem Schritt
- Beim Deaktivieren verschwinden Karten, Passkeys, angemeldete Geräte und Push-Abos; der Verlauf bleibt
Für wen
Für Betriebe mit Hochvolt-Fahrzeugen, Hebezeugen und anderem Werkzeug mit Unterweisungspflicht, für Werkstätten mit festen Urlaubsvertretungen und für jeden Betrieb, in dem Mitarbeiter kommen und gehen. Mehr zur Hochvolt-Pflicht im Ratgeber Hochvolt-Werkzeug: wer darf es benutzen?.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Einweisung und Qualifikation?
Eine Qualifikation gilt für eine Gruppe von Werkzeugen, etwa die Hochvolt-Stufe. Die Einweisung gilt für genau ein Werkzeug und wird mit zwei Unterschriften nachgewiesen.
Kann sich ein Administrator selbst eine Vertretung eintragen?
Nein. Vertretungen richtet ein Administrator für andere ein, nie für das eigene Konto, und höchstens für 92 Tage.
Was passiert mit dem Verlauf, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet?
Wer wann welches Werkzeug hatte, bleibt vollständig erhalten. Erst nach der Löschfrist des Betriebs werden die Personendaten anonymisiert.