Der Chef will nicht jeden Tag in Tulz schauen – aber einmal im Monat wissen, wie es um die Werkzeuge steht. Der Monatsbericht fasst den Vormonat auf zwei bis vier Seiten als PDF zusammen und kommt am Monatsanfang per E-Mail.
Was drinsteht
- Kennzahlen: Ausleihen, Verspätungsquote, aktive Mitarbeiter, Werkzeuge im Bestand, neue Werkzeuge, durchgeführte Prüfungen, Schadensmeldungen und Reparaturkosten – mit mehreren Standorten zusätzlich je Standort aufgeschlüsselt
- Meistgenutzte Werkzeuge mit Ausleihen und Ausleihtagen
- Schwund: Verlust- und Diebstahlmeldungen mit Wert, wer das Werkzeug zuletzt hatte, was insgesamt noch offen ist
- Schäden und Reparaturkosten des Monats
- Prüfstatus: überfällige Prüfungen und was im neuen Monat fällig wird
- Pflege & Wartung: überfällige Pflegeaufgaben
- Engpässe: wo ein zweites Exemplar lohnt und was immer wieder woanders angefragt wird
- Neuanschaffungen: im Monat gelieferte Bestellungen und neu angelegte Werkzeuge mit Wert
- Offene Anschaffungswünsche der Mitarbeiter mit Stimmen
Schritt 1: Einschalten
- Verwaltung → Einstellungen, Abschnitt Monatsbericht (unter Erinnerungen).
- Häkchen Am Monatsanfang einen Bericht über den Vormonat als PDF per E-Mail schicken setzen.
- Empfänger eintragen – mehrere E-Mail-Adressen mit Komma, z. B. Geschäftsführung und Werkstattleitung. Leer gelassen geht der Bericht an alle Administratoren mit E-Mail-Adresse.
- Einstellungen speichern.
Standardmäßig ist der Monatsbericht ausgeschaltet. Er setzt das Modul Auswertungen voraus.
Schritt 2: Der Versand
Am Monatsersten verschickt der erste Lauf des Cronjobs den Bericht über den Vormonat – einmal je Monat, auch wenn der Cronjob mehrmals läuft. Fiel der Server am Ersten aus, holt Tulz den Versand in der ersten Woche nach. Jeder Empfänger bekommt Bericht und E-Mail in seiner Sprache (Profil des Mitarbeiters, sonst die Standardsprache des Betriebs). Die E-Mail nennt das Wichtigste in Kürze, das PDF hängt an. Unter Einstellungen → Monatsbericht steht, für welchen Monat zuletzt verschickt wurde; jeder Versand steht im Protokoll.
Jederzeit herunterladen
Unter Auswertungen steht oben rechts Monatsbericht (PDF) mit einer Monatswahl – der laufende Monat (bisher) und die letzten zwölf. Der Bericht gilt für den Standort, der gerade oben gewählt ist; die Zentrale mit „alle Standorte“ bekommt den ganzen Betrieb mit Aufschlüsselung je Standort.
Gut zu wissen
- Prüf- und Pflegefristen zeigen den Stand beim Erstellen des Berichts, alle anderen Zahlen den gewählten Monat.
- Für den E-Mail-Versand muss der Versand der Plattform eingerichtet sein – wie bei den täglichen Erinnerungen.
Stand