Ein Kunde braucht ein Spezialwerkzeug fürs Wochenende, der Nachbarbetrieb Ihre Motorbrücke, ein Subunternehmer arbeitet im Haus – mit Verleih an Externe geben Sie Werkzeug an Personen aus, die keinen Zugang zu Tulz haben. Der Entleiher unterschreibt einen Leihschein; Kaution, Leihgebühr und Rückgabedatum stehen darauf, und Tulz erinnert, wenn das Werkzeug nicht pünktlich zurückkommt.
Verleihen
- Ausleihe → Verleih an Externe → An Externe verleihen – oder auf der Werkzeugseite Mehr → An Externe verleihen.
- Inventarnummern scannen oder eintippen, eine pro Zeile. Koffer und Werkzeugwagen geben ihren Inhalt mit aus.
- Entleiher: Name, nach Bedarf Firma, Telefon, E-Mail und Anschrift, Wofür (Fahrzeug, Auftrag) und Ausweis vorgelegt – gespeichert wird nur das Häkchen, keine Ausweisnummer.
- Vereinbarung: Rückgabe bis, Kaution, Leihgebühr (keine, pauschal oder je angefangenem Tag), Verantwortlich im Betrieb – dieser Mitarbeiter bekommt die Erinnerung – und die Sprache des Leihscheins (Deutsch, Englisch oder Italienisch).
- Der Entleiher unterschreibt auf dem Tablet oder Handy. Ohne Bildschirm: Unterschrift auf Papier ankreuzen und den Leihschein danach ausdrucken.
- Verleihen. Ist eine E-Mail-Adresse angegeben, bekommt der Entleiher den Leihschein als PDF. Ist ein Werkzeug im Leihzeitraum schon für jemand anderen reserviert, nennt Tulz die Reservierung, statt zu verleihen.
Die Werkzeuge sind danach ausgeliehen wie gewohnt – in der Ausleihliste, auf der Übersicht und auf der Werkzeugseite steht statt des Mitarbeiters der Entleiher mit dem Zusatz „extern“. Qualifikation und Einweisungsnachweis werden beim Verleih an Externe nicht geprüft; verantwortlich bleibt der gewählte Mitarbeiter.
Der Leihschein
Jeder Leihschein bekommt eine Nummer (VL-0001, VL-0002 …). Die Seite zeigt Entleiher, Vereinbarung, die bisher angefallene Gebühr, die Unterschrift und die Werkzeuge mit Wert. Leihschein drucken und PDF geben ihn in der gewählten Sprache aus – mit Leihbedingungen und Feldern für die Unterschriften bei Ausgabe und Rücknahme. Verlängern setzt ein neues Rückgabedatum für alle offenen Positionen.
Rückgabe und Abrechnung
- Auf dem Leihschein die zurückgekommenen Werkzeuge anhaken, den Zustand wählen (bei „Defekt“ entsteht eine Schadensmeldung) und Rückgabe buchen. Teilrückgaben sind möglich.
- Ist alles zurück, steht der Leihschein auf alles zurück – abrechnen: Kaution vollständig zurückgegeben, teilweise oder ganz einbehalten (mit Begründung), die Leihgebühr – vorgeschlagen nach Vereinbarung – und Leihgebühr bezahlt.
- Abrechnen und abschließen.
Erinnerung bei Verspätung
Ist die Rückgabe überfällig, bekommen Werkzeugausgabe und Werkstattmeister jeden Tag eine Mitteilung, und das Menü zeigt die Zahl der überfälligen Leihscheine. Ist eine E-Mail-Adresse eingetragen, schickt Tulz dem Entleiher zwischen 7 und 20 Uhr eine Erinnerung mit dem Leihschein als PDF – höchstens dreimal, mit mindestens drei Tagen Abstand. Mit Erinnerung senden geht sie sofort raus.
Leihbedingungen
Mitgeliefert sind kurze Bedingungen auf Deutsch, Englisch und Italienisch: Eigentum, Zustand bei der Rückgabe, Haftung bis zum Wiederbeschaffungswert, keine Weitergabe, Verrechnung der Kaution. Eigene Bedingungen tragen Sie unter Einstellungen → Verleih an Externe ein – sie stehen dann auf jedem neuen Leihschein. Lassen Sie eigene Bedingungen im Zweifel rechtlich prüfen.
Datenschutz
Telefon, E-Mail, Anschrift und Unterschrift löscht Tulz zwölf Monate nach dem Abschluss des Leihscheins automatisch; Name, Werkzeuge und Beträge bleiben als Nachweis stehen.
Wer verleihen darf
Alle mit dem Recht Ausgabe und Rücknahme für alle Mitarbeiter – Werkzeugausgabe, Werkstattmeister und Administratoren.
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