Der Werkstattmeister ist zwei Wochen im Urlaub, und jemand muss Prüfungen freigeben, Werkzeuge anlegen und Bestellungen auslösen: Mit der Vertretung auf Zeit bekommt ein Mitarbeiter befristet die Rechte einer anderen Rolle. Am Enddatum gilt automatisch wieder seine eigene Rolle – niemand muss daran denken, die Rechte zurückzunehmen.
Schritt 1: Vertretung eintragen
- Verwaltung → Benutzer, den Vertreter öffnen (Bearbeiten).
- Im Abschnitt Vertretung auf Zeit die Rolle wählen, die er vertreten soll (z. B. Werkstattmeister), das Enddatum setzen (höchstens 92 Tage) und bei Bedarf eine Notiz eintragen („Urlaubsvertretung Meister“).
- Speichern.
Nur Administratoren richten Vertretungen ein – und nie für das eigene Konto. Ein Mitarbeiter der Zentrale (ohne Standort) kann nur Administrator, Werkstattmeister oder Buchhaltung vertreten.
Was dann gilt
- In Tulz sieht der Vertreter sofort alle Funktionen der Vertretungsrolle; unten in der Seitenleiste steht bei seiner Rolle „· Vertretung“.
- Er bekommt eine Mitteilung (Glocke, bei Bedarf Push): bis wann die Rechte gelten und wer sie eingerichtet hat.
- In der Benutzerliste zeigt ein Hinweis Vertretung: Werkstattmeister bis 28.03. die laufende Vertretung.
- Mitteilungen an eine Rolle (z. B. „Prüfung fällig“ an Meister) erreichen auch den Vertreter.
- Jede Buchung steht wie gewohnt unter seinem Namen im Verlauf; Beginn und Ende der Vertretung stehen im Aktivitätsprotokoll.
Beenden oder verlängern
- Früher beenden: Beim Benutzer die Rolle auf „– keine Vertretung –“ stellen und speichern. Die Rechte gelten sofort nicht mehr.
- Verlängern: Ein neues Enddatum eintragen (wieder höchstens 92 Tage ab heute).
- Dauerhaft: Für länger als drei Monate die eigentliche Rolle des Benutzers ändern – eine Vertretung ist für Urlaub, Krankheit und Projekte gedacht.
Nach dem Enddatum gelten die Rechte nicht mehr; der nächtliche Lauf trägt die Vertretung aus und benachrichtigt den Mitarbeiter. Das Enddatum zählt noch mit.
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